Für Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen der Tiroler Wirtschaftskammer gelten Repräsentations-Richtlinien. Kürzlich wurde eine Index-Anpassung beschlossen. Diese tritt mit 1.1.2024 in Kraft.
Index-Anpassung der Repräsentationsrichtlinien durch das Präsidium
Das Erweiterte Präsidium der Wirtschaftskammer Tirol hat in seiner Sitzung vom 21.03.2017 Repräsentationsrichtlinien für Mitarbeiter und Funktionäre aller Organisationen im Bereich der Wirtschaftskammer Tirol erlassen. Die Beschlussfassung über die Anpassung der in der Repräsentationsrichtlinie genannten Beträge wurde dem Präsidium übertragen. Das Präsidium hat in seiner 22. Sitzung vom 21.11.2023 den Beschluss gefasst, die Beträge anzuheben. Die neuen Werte gelten ab 01.01.2024.
1. Grundsätzliches
Das Ansehen und der Ruf der Wirtschaftskammerorganisation bei den Mitgliedern und in der Gesellschaft sind für uns von großer Bedeutung. Wir sind alle verantwortlich, das hohe Ansehen und Vertrauen durch Integrität und Kostenbewusstsein in unserem Tun und Handeln zu bewahren. Diese Richtlinien richten sich an alle Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen der Wirtschaftskammer Tirol, der Fachgruppen, der Arbeitsgemeinschaften nach § 16 WKG und der Tochtergesellschaften. Diese sind verpflichtet, die gegenständlichen Richtlinien neben den einschlägigen Gesetzen und den geltenden internen Rechtsvorschriften (Satzungen, Richtlinien) einzuhalten.
Die Mittel der Kammern und Fachorganisationen stammen überwiegend aus Umlagen und sind durch das Wirtschaftskammergesetz (WKG) zweckgebunden. Die Verwendung der Mittel hat nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu erfolgen. Bei der Auslegung dieser Grundsätze des WKG ist ein strenger Maßstab anzulegen.
2. Repräsentationen
Die Verwendung von der Wirtschaftskammer Tirol, den Fachgruppen, Arbeitsgemeinschaften nach § 16 WKG oder den Tochtergesellschaften zur Verfügung stehenden Mitteln zu Repräsentationszwecken ist, ungeachtet der Kostenart, nur nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zulässig.
Nicht zulässig sind Einladungen, die nicht mit den im WKG genannten Aufgaben im Einklang stehen. Die Übernahme der Repräsentationskosten für Begleitpersonen von Mitarbeiter:innen oder Funktionär:innen ist nur in Ausnahmefällen zulässig, und zwar dann, wenn dies etwa aufgrund gesellschaftlicher Gepflogenheiten im Einzelfall angezeigt ist. Allfällige gewährte Trinkgelder dürfen im Inland zehn Prozent des jeweiligen Rechnungsbetrages nicht überschreiten. Im Ausland können sich gewährte Trinkgelder an der Ortsüblichkeit orientieren. Der jeweiligen Abrechnung von Repräsentationen ist eine vollständige Teilnehmerliste anzuschließen.
2.1 Außenrepräsentationen
Budgetmittel dürfen ausschließlich für jene Repräsentationsausgaben verwendet werden, die den auf dem Boden des WKG errichteten Körperschaften in Ausübung der im WKG genannten Aufgaben gegenüber Personen erwachsen, die keine Dienstnehmer:innen oder Funktionär:nnen dieser Körperschaften oder deren Tochtergesellschaften sind oder die anderen Organisationen dienstzugeteilt sind. Die Verwendung von Budgetmitteln für Einladungen zu Veranstaltungen oder für Essenseinladungen gegenüber Dritten hat im Einzelfall angezeigt und angemessen zu sein und insbesondere dem Anlass und den beteiligten Personen zu entsprechen.
Werden Budgetmittel für Einladungen zu Veranstaltungen oder für Essenseinladungen gegenüber Dritten verwendet und nehmen daran auch Mitarbeiter:innen, Funktionär:innen oder Vertreter:innen von Mitgliedsfirmen als Experten teil, ist die sachliche Rechtfertigung und Wirtschaftlichkeit der Ausgaben zu gewährleisten.
Einladungen von Außenstehenden zu Veranstaltungen oder Essen im Hinblick auf eine gebotene und zulässige Kontaktpflege in angemessener Höhe – als Richtwert gelten in Österreich 128,00 Euro pro Person und Anlass – sind gestattet, sofern die Einladung im Einzelfall angezeigt und angemessen ist, insbesondere dem Anlass und den beteiligten Personen entspricht und dem Image der Wirtschaftskammerorganisation in der Öffentlichkeit nicht schädlich ist. In diesem Fall trägt die jeweilige Organisationseinheit auch die zweckmäßigen Ausgaben der Mitarbeiter:innen bis zum Richtwert von 128,00 Euro pro Person und Anlass.
Die Annahme von Einladungen zu Essen oder zu Veranstaltungen, die von Außenstehenden gegenüber Mitarbeiter:innen ausgesprochen werden, ist unter den vorgenannten Bedingungen zulässig. Dabei ist, und das insbesondere im internationalen Umfeld, auch das Austauschen von Gastgeschenken zulässig, soweit es sich im Rahmen des Üblichen hält und im Einzelfall aus Gründen der Höflichkeit oder aufgrund bestehender Gepflogenheiten geboten ist.
2.2 Innenrepräsentationen
Ausgaben, die ausschließlich für Mitarbeiter:innen und/oder Funktionär:innen und/oder beigezogene Vertreter:innen als Experten der Wirtschaftskammerorganisation (dazu zählen auch Tochtergesellschaften und Arbeitsgemeinschaften gemäß § 16 WKG) getätigt werden, dürfen grundsätzlich nicht aus Budgetmitteln bestritten werden.
Demnach dürfen weder die Kosten für Geschenke (siehe auch 3.) noch Ausgaben für gemeinsame Essen, Vor- und Nachbesprechungen von Terminen im und außer Haus, Projektabschlussfeiern, Bürobesprechungen, Empfänge und ähnliche Veranstaltungen, an denen ausschließlich Funktionär:innen und/oder von den Organisationen der gewerblichen Wirtschaft beschäftigte Personen oder hinzugezogene Vertreter:innen von Mitgliedern teilnehmen, aus Budgetmitteln bestritten werden. Von diesem Grundsatz ausgenommen ist eine übliche, den Grundsätzen des WKG entsprechende Bewirtung (insbesondere Kaffee und alkoholfreie Getränke).
Im Falle von Sitzungen oder Veranstaltungen, bei denen die Dauer eine darüberhinausgehende Bewirtung notwendig macht oder aus anderen sachlichen Gründen angezeigt ist, insbesondere Ausschuss- und Berufsgruppensitzungen von Fachorganisationen, Plattformsitzungen, Arbeitskreissitzungen oder Weiterbildungsveranstaltungen, dürfen die Kosten maximal 64,00 Euro pro Person und Bewirtung betragen.
Von der Regel, dass Innenrepräsentationen grundsätzlich nicht aus Budgetmitteln bestritten werden dürfen, kann die Direktorin (für die Fachgruppen: der/die Spartengeschäftsführer:in), für die Tochtergesellschaften der/die jeweilige Geschäftsführer:in, in begründeten Einzelfällen Ausnahmen genehmigen. Das Ersuchen, Innenrepräsentationen ausnahmsweise aus Budgetmitteln zu bestreiten, hat unter Angabe der voraussichtlichen Kosten begründet schriftlich zu erfolgen.
3. Geschenke
3.1 Gewähren von Geschenken
Es dürfen nur Geschenke symbolischen Charakters (Geschenke, die aus Höflichkeit oder unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Gepflogenheiten gegeben werden) an Funktionär:innen oder Dritte, sofern dies insgesamt und insbesondere im Hinblick auf die im WKG genannten Aufgaben der jeweiligen Organisationseinheit sachlich gerechtfertigt ist, aus Budgetmitteln angeschafft werden. Dabei ist zu beachten, dass sich diese Geschenke im Rahmen des Üblichen halten und den Gepflogenheiten, insbesondere in Bezug auf die Funktion des Geschenkgebers und des Empfängers sowie des Anlasses entsprechen. Zulässig sind daher Geschenke zu runden Geburtstagen, Jubiläen, usw. mit einem Wert bis maximal 128,00 Euro und bis maximal 320,00 Euro bei Abschiedsgeschenken. Keinesfalls darf die Gewährung von Geschenken an Bedingungen geknüpft sein.
Ehrengeschenke (Ehrenmedaillen, Ehrenringe, Ehrennadeln oder ähnliches), die von den Kammern und Fachorganisationen in ihrem Wirkungsbereich vorgesehen sind, dürfen aus Budgetmitteln angeschafft werden. Als Ehrengeschenke kommen Bargeld, Waren- oder Dienstleistungsgutscheine oder ähnliches keinesfalls in Betracht.
3.2 Geschenkannahme
Das Fordern von Vorteilen durch Mitarbeiter:innen ist jedenfalls unzulässig. Gleiches gilt für das Annehmen und das Sich-Versprechen-Lassen von Vorteilen für pflichtwidriges Handeln oder Unterlassen.
Darüber hinaus ist das Annehmen von Vorteilen, die seitens eines Dritten gewährt werden, den Mitarbeiter:innen nur insoweit gestattet, als diese Vorteile der Höflichkeit und Gefälligkeit entsprechen und sozial üblich sind. Jedenfalls zulässig sind daher Aufmerksamkeiten ohne wirtschaftlichen Wert für den Empfänger wie zum Beispiel Kalender, Schreibblöcke und ähnliche Gegenstände ebenso wie sozial übliche, geringfügige Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen wie Weihnachten oder Geburtstagen. Das Annehmen von Geldgeschenken und von Geschenken mit einem Wert über 64,00 Euro von Dritten ist Mitarbeiter:innen ebenso untersagt wie das Annehmen allzu häufig (sozial unüblich) gewährter Geschenke.
Das Annehmen von Ehrengeschenken, die für Verdienste auf verschiedenen Gebieten und aus Anlass langjähriger Berufsausübung ohne Beziehung auf konkrete Amtshandlungen gegeben werden, ist gestattet.
4. Indexklausel
Die in den Richtlinien genannten Beträge können auf der Basis des Verbraucherpreisindex 2015 angepasst werden. Die Beschlussfassung zur Anpassung der Beträge wird dem Präsidium der Wirtschaftskammer Tirol übertragen.